Desde el 5 de octubre de 2026 las empresas deben revisar cómo informan a su plantilla de las condiciones de trabajo, tanto al incorporarse una persona como cuando su relación laboral cambia.

Esto se debe a la entrada en vigor en España del nuevo RD 723/2026 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles, que obliga a entregar por escrito a cada trabajador información detallada sobre su relación laboral: desde las reglas para modificar los turnos hasta la duración exacta del periodo de prueba o el cálculo del salario variable.

Además, la empresa debe conservar la prueba de que la información se transmitió o se recibió. Sin ella, le será difícil demostrarlo ante una inspección o un conflicto laboral.

En esta guía te explicamos los principales cambios del Real Decreto, qué información debes entregar, en qué plazos y cómo demostrar la entrega para estar protegido ante una inspección.

Qué es el RD 723/2026 y desde cuándo aplica

El Real Decreto 723/2026 está en vigor desde el 5 de octubre de 2026. Se publicó en el BOE el 15 de septiembre y transpone parcialmente al derecho español la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles, además de sustituir al Real Decreto 1659/1998, que queda derogado por completo.

El cambio va más allá de una simple actualización. Entre sus novedades más significativas, el decreto amplía la información que hay que entregar a cada trabajador, adelanta el plazo de entrega a antes del primer día de trabajo (desaparece el margen de dos meses que permitía el RD 1659/1998) e incorpora materias nuevas, como los planes de igualdad o el uso de algoritmos por parte de la empresa para tomar decisiones laborales.

¿A quién se aplica?

El Real Decreto 723/2026 se aplica a todas las empresas y personas trabajadoras incluidas en el ámbito del artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores (art. 2.1). La obligación de informar sobre las condiciones de trabajo solo afecta a las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas (art. 2.2), por lo que quedan fuera las contrataciones de cuatro semanas o menos.  

En la práctica, afecta a casi cualquier empresa que contrate personal en España, sin importar su tamaño o sector.

Información obligatoria al trabajador: qué hay que entregar

La empresa debe informar por escrito de, al menos, 17 aspectos de la relación laboral (art. 3.2). Puede hacerlo en el propio contrato, si ya los recoge todos, o completarlo con un documento informativo aparte (art. 3.1 y 6.1).

Además de los datos habituales (identificación de las partes, domicilio de la empresa, puesto, fecha de inicio o tipo de contrato), las empresas deben detallar:

1. El salario base y cada complemento por separado, su periodicidad y método de pago, y el modo de cálculo de los conceptos variables y los criterios para cobrarlos.
2. Tiempo de trabajo: duración y distribución de la jornada, turnos, supuestos y procedimientos para modificarlos, horas extraordinarias y su retribución, vacaciones y cómo se fija su disfrute, y si procede, la distribución irregular de la jornada con sus preavisos.
3. Duración y condiciones del periodo de prueba, el derecho a la formación proporcionada por la empresa y el procedimiento de extinción del contrato y los correspondientes plazos de preaviso.
4. El convenio o convenios aplicables (código, fecha de publicación y vigencia), sistema de colaboración con la Seguridad Social, mejoras voluntarias, planes de pensiones y aportaciones realizadas.
5. Supuestos y procedimientos en los que podrían cambiar la prestación, la categoría, el salario o la jornada.

Para varios de estos puntos basta con una referencia precisa a la ley o al convenio aplicable (art. 3.3). El Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) ha publicado un modelo oficial de documento informativo, aunque su uso no es obligatorio.

Algoritmos, igualdad y acoso: novedades en la información al trabajador

Una de las novedades más llamativas es la referencia expresa a los sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Si la empresa los utiliza, debe informar por escrito de su existencia y, cuando se emplean para decidir sobre las condiciones de trabajo (por ejemplo, la distribución de la jornada o la progresión profesional), también de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento (art. 3.2k).

La empresa también debe identificar el plan de igualdad aplicable y el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo. Si existen, debe informar además de su política de conciliación, cuando mejore el mínimo legal, y de las medidas y recursos para la igualdad de las personas LGTBI.

¿Y qué pasa con la plantilla actual?

Las personas que se incorporen a partir del 5 de octubre deben recibir toda esta información por escrito antes de que empiece la relación laboral, sin necesidad de solicitarla. A quienes ya trabajaban en la empresa no hay que entregársela automáticamente, pero pueden solicitar la que no tengan, incluidas las modificaciones anteriores al 5 de octubre. Si la piden, la empresa dispone de 30 días hábiles desde que recibe la solicitud (disposición transitoria única) para facilitar la información.

Los cambios posteriores sí hay que comunicarlos sin que nadie lo pida, también a la plantilla actual. Si la empresa modifica alguna de las condiciones sobre las que debe informar, como el salario, la jornada o los turnos, tiene que comunicarlo por escrito lo antes posible y, como máximo, el día en que el cambio surta efecto (art. 5 y 7.3). No es necesario si el contrato solo se remitía a una norma o convenio y es este el que cambia (art. 5.2).

El reto práctico: cómo acreditar que el trabajador recibió la información

Según el artículo 6.2, la información debe entregarse en papel o en formato electrónico, siempre que sea accesible para el trabajador y se pueda almacenar e imprimir. Además, la empresa está obligada a conservar la prueba de la transmisión o recepción.

El decreto no concreta qué prueba es válida ni durante cuánto tiempo hay que guardarla. Esa decisión queda en manos de cada empresa, y puede marcar la diferencia ante una inspección o un conflicto laboral. Si no puede demostrar qué información entregó y cuándo, le costará más defender, por ejemplo, la duración pactada del periodo de prueba o los plazos de preaviso.

Por eso, conviene elegir un medio que permita demostrar cuatro cosas:

1. Qué documento exacto se entregó (si la información está repartida entre el contrato y un anexo, ambos).
2. A quién se entregó.
3. Cuándo se entregó.
4. Que nadie lo ha modificado después.

Incumplimiento del RD 723/2026: qué puede hacer el trabajador y qué riesgo corre la empresa

Si la empresa no entrega la información en plazo, o no responde a la solicitud de una persona que ya trabajaba en ella (30 días hábiles), el trabajador puede denunciarlo ante la Inspección de Trabajo o reclamarlo ante el juzgado de lo social. Para ello conviene que conserve una prueba de su petición. Un correo electrónico certificado de Lleida.net acredita el contenido enviado y la fecha y hora de entrega.

Para la empresa, el riesgo no es solo la multa. No informar por escrito en los términos y plazos del decreto es una infracción leve del art. 6.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con sanciones de 70 a 750 euros. Pero lo más costoso suele ser no poder demostrar qué información se dio y cuándo. Por eso conviene registrar las solicitudes que se reciban y responderlas con prueba de entrega.

Cómo cumplir el RD 723/2026 con firma electrónica y comunicaciones certificadas

La forma más práctica de cumplir el art. 6 es combinar dos elementos: un canal electrónico que entregue el documento en un formato accesible, que el trabajador pueda guardar e imprimir, y que a la vez genere una prueba de la transmisión o la recepción.

Lleida.net es prestador de servicios de confianza conforme al Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) y la Ley 6/2020, y sus soluciones permiten enviar la información, recoger la firma y conservar la prueba de entrega:

Click & Sign: firma electrónica simple, avanzada o cualificada con plena validez legal en contratos laborales. Permite enviar el contrato y el documento informativo y recibir la firma del trabajador al instante como acuse de recepción, por medios certificados como SMS, RCS, correo electrónico o WhatsApp.

Correo electrónico certificado: envío del documento con evidencia del contenido, y de la fecha y hora de entrega en el servidor del destinatario.

SMS certificado: aviso con enlace para descargar el documento y evidencia de su entrega.

RCS y WhatsApp certificados: envío del documento, o de un enlace para descargarlo, con evidencia de la entrega y del acceso al contenido.

Cómo adaptar tu empresa al RD 723/2026

El RD 723/2026 ya está en vigor, así que lo primero es revisar cómo informas hoy a tu plantilla.

• Revisa tus modelos de contrato y comprueba si recogen todos los aspectos del art. 3.2. Si no, complétalos con un documento informativo, que puede ser el modelo del SEPE o uno propio.
• Identifica las novedades: como por ejemplo, sistemas algorítmicos que afecten a decisiones laborales, plan de igualdad, protocolo de acoso, política de conciliación y medidas LGTBI.
• Asegúrate de tener un canal para comunicar cambios de condiciones laborales y además que te permita entregar la información de forma que puedas demostrarlo.
• Prepara un procedimiento para las solicitudes de la plantilla actual: responder en 30 días hábiles y guardar la prueba.
• Adapta la información para personas con discapacidad o con capacidad intelectual límite: la empresa debe asegurarse de que el documento sea accesible y comprensible para ellas (art. 6.3).

El objetivo es doble: ofrecer a cada trabajador una información más clara y completa sobre sus condiciones laborales y, al mismo tiempo, contar con la prueba que permita demostrarlo ante una inspección o un litigio. Si aún no has adaptado tus procesos, hacerlo con herramientas digitales y trazables convierte una obligación legal en una oportunidad para prevenir conflictos laborales futuros.

Para demostrar que enviaste una reclamación extrajudicial a tu banco necesitas una prueba que acredite tres cosas: qué enviaste (contenido y adjuntos), cuándo (fecha y hora) y qué llegó al destinatario. Un email convencional o un formulario web no lo garantizan: un correo electrónico certificado o un burofax sí. Y no es un detalle menor: desde la LO 1/2025, si demandas por una cláusula abusiva de tu hipoteca sin acreditar esa reclamación previa, el juzgado puede inadmitir tu demanda.

Un ejemplo reciente: los seguros de vida de prima única

El pasado 11 de junio, el Tribunal Supremo (STS núm. 913/2026 – ECLI:ES:TS:2026:2627) declaró abusivo que un banco imponga al cliente un seguro de vida de prima única, financiado con la propia hipoteca y contratado con una aseguradora de su grupo, sin permitir al cliente elegir otra compañía ni pagar primas periódicas. Según el Supremo, además, el coste de esa prima debía haberse incluido en la TAE.

En el caso resuelto, la prima era de casi 24.500 € sobre una hipoteca de unos 151.500 €: más del 16 % del capital. Si firmaste tu préstamo en condiciones parecidas, podrías recuperar la parte no consumida de la prima y los intereses que has pagado por financiarla.

Pero antes de pensar en el juzgado, la ley te obliga a dar un primer paso: reclamar al banco por escrito y poder demostrarlo.  

¿Es obligatorio reclamar al banco antes de demandar?

Reclamar al banco antes de ir a juicio no es nuevo. Los servicios de atención al cliente de las entidades existen desde hace más de veinte años. En 2017 se creó además un procedimiento extrajudicial para las cláusulas suelo, pero era voluntario: no hacía falta usarlo para poder demandar.

Lo que cambia con la Ley Orgánica 1/2025, de eficiencia del Servicio Público de Justicia, es que la reclamación ha dejado de ser opcional. Desde el 3 de abril de 2025, el artículo 439.5 de la Ley de Enjuiciamiento Civil establece que no se admitirán las demandas para recuperar lo pagado por cláusulas abusivas en préstamos hipotecarios si no se acompaña un documento que justifique la reclamación previa al banco.

Dicho de otro modo: si no puedes probar que reclamaste, tu demanda puede no llegar a admitirse.

Cómo funciona la reclamación extrajudicial previa frente al banco (art.439 bis LEC)

Para las reclamaciones de consumidores contra entidades financieras por cláusulas abusivas, el art. 439 bis LEC fija un procedimiento concreto:

1. Forma de inicio: envías la reclamación previa a la entidad financiera que te concedió el préstamo.

2. Respuesta del banco: el banco debe admitirla o rechazarla.

3. Si la admite: debe presentarte un cálculo desglosado de la cantidad a devolver, que incluya necesariamente los intereses. Si aceptas, el banco debe además reconocer la nulidad de la cláusula.

4. Si la rechaza: debe motivar su decisión

5. Tu decisión: debes aceptar o rechazar la propuesta del banco.

6. Plazos:

7. Fin sin acuerdo: el procedimiento termina si el banco rechaza expresamente la reclamación, si pasa el mes sin respuesta o si no estás conforme con el cálculo, la cantidad ofrecida o la postura del banco sobre la nulidad de la cláusula.

Además, el procedimiento es gratuito, y mientras se tramita ninguna de las partes puede iniciar acciones sobre el mismo asunto.

Hay otro detalle clave: la postura que mantengan tú y el banco durante esta fase puede tenerse en cuenta después en el juicio para decidir quién paga las costas. Por eso importa tanto poder demostrar qué reclamaste exactamente y con qué argumentos.

¿Qué prueba sirve para acreditar la reclamación previa?

Este es el punto donde muchas reclamaciones fallan. No todos los canales de comunicación disponibles dejan la misma constancia:

¿Por qué enviar una reclamación previa a tu banco por correo electrónico certificado? 

La reclamación previa se dirige al servicio de atención al cliente (SAC) del banco, y la mayoría de los bancos tienen una dirección de email específica para ello. No necesitas desplazarte a una oficina ni enviar un burofax en papel.

El correo electrónico certificado de Lleida.net genera un certificado de evidencias que acredita el envío, el contenido exacto, los documentos adjuntos, la fecha y la hora, y la entrega en el servidor de correo del destinatario. Así puedes demostrar qué reclamaste, cuándo y con qué argumentos, sin depender de que el banco te lo confirme.

Lleida.net es prestador de servicios electrónicos de confianza conforme el Reglamento europeo eIDAS (UE 910/2014). Según este reglamento, a una prueba no se le pueden denegar efectos jurídicos ante un juzgado por el mero hecho de ser electrónica.

Además, el tiempo cuenta. En el caso de los seguros de prima única, el Supremo calcula la parte ya consumida de la prima hasta que la sentencia es firme. Cuanto antes reclames, antes empieza a correr el procedimiento.

Cómo enviar tu reclamación con Lleida.net, paso a paso

1. Redacta tu reclamación desde tu gestor de correo habitual. Identifica el préstamo (número y fecha de la escritura), explica qué cláusula reclamas y qué pides.
2. Dirige al email del SAC de tu banco y adjunta la documentación: DNI, escritura del préstamo, FEIN u oferta vinculante y, si reclamas un seguro, la póliza.
3. Añade en copia (CC) la dirección certificadora de Lleida.net. Antes de enviar el correo, comprueba que tu dirección de email figura en la lista blanca de tu cuenta de Lleida.net. Puedes consultar un tutorial paso a paso sobre cómo enviar un correo electrónico certificado aquí.
4. Guarda el certificado de evidencias que recibirás. Es tu prueba del envío y de su contenido, y el documento que acompañará tu demanda si llegas a juicio.

¿Y si el banco responde o rechaza la reclamación?

Si el banco acepta la reclamación recibirás su propuesta de cálculo y podrás aceptarla o no. Si la rechaza o no responde en plazo de un mes, el intento extrajudicial queda cumplido y documentado. A partir de ahí puedes presentar una reclamación ante el Banco de España o valorar la vía judicial. En todos los casos, tu certificado demuestra que reclamaste y cuándo.

Preguntas frecuentes

Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento legal. Cada préstamo es distinto: consulta con un profesional antes de reclamar.

Según registros oficiales de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), entre el año 2022 y mayo de 2026 se contabilizaron 13.983 reclamaciones formales por suplantación de identidad en Colombia. Un 81% del total corresponde al sector de las telecomunicaciones. Frente a esta realidad, el Congreso de la República expidió la Ley 2573 de 2026, un cambio regulatorio sin precedentes en el país, que obligará a bancos y operadoras de telecomunicaciones a redefinir sus procesos digitales de vinculación (onboarding) y su gestión documental.

A partir del 19 de noviembre de 2026, fecha en que rige el régimen general de la ley, ya no bastará con haber verificado la identidad del cliente: habrá que demostrar, documental y digitalmente, que se autenticó de forma correcta al solicitante.

Qué es la Ley 2573 de 2026 y desde cuándo aplica

La Ley Estatutaria 2573 de 2026 se promulgó el 19 de mayo de 2026. Su objetivo es proteger a las personas afectadas por la suplantación de identidad y los fraudes financieros, como el robo de datos personales, la apertura irregular de créditos, y las estafas digitales. Concretamente, establece medidas para impedir que las víctimas de estos delitos sigan siendo cobradas o reportadas negativamente en centrales de riesgo por obligaciones que nunca adquirieron.  

Ley 2573 de 2026 en Colombia: ¿Tu empresa es sujeto obligado?

La norma, de aplicación obligatoria en todo el territorio colombiano, afecta directamente a tres tipos de organizaciones:

1. Operadores de telecomunicaciones, que activan líneas y servicios a nombre de una persona.
2. Entidades financieras y crediticias: bancos, compañías de financiamiento, cooperativas con actividad financiera, fintech y otras entidades que otorgan crédito.
3. Establecimientos comerciales con esta competencia. En la práctica, cualquier empresa que venda a plazos o financie directamente a sus clientes: como concesionarios, e-commerce con crédito propio o hasta almacenes de electrodomésticos. 

El cambio de fondo: la carga de la prueba pasa a la empresa

La suplantación de identidad es un fraude frecuente en Colombia. Muchas personas descubren que fueron suplantadas cuando reciben un cobro jurídico o una notificación de una central de riesgo por un servicio que nunca solicitaron. Hasta ahora, las víctimas debían atravesar procesos legales largos para demostrar que no firmaron un contrato, mientras las entidades podían tardar meses en investigar y responder.

Con la Ley 2573, esto cambia. La norma aplica el principio de carga dinámica de la prueba: debe probar quien está en mejores condiciones de hacerlo, y en un caso de suplantación esa parte es la entidad, que recibió los documentos y aprobó el producto. Por eso la ley le exige entregar a la persona suplantada copia del expediente de aprobación, sin poder negarse, y suspender el cobro de inmediato al ser informada.

Si se comprueba que la entidad incumplió los protocolos de seguridad expedidos por las autoridades, deberá suspender la cobranza, corregir el reporte en centrales de riesgo y devolver el dinero o eliminar la deuda. Y si no responde un reclamo dentro del plazo, opera el silencio positivo: la solicitud se entiende resuelta a favor de la persona.

Qué evidencias necesitas en cada fase

La ley 2573 de 2026 no se conforma con que tengas datos de tus clientes: exige que puedas demostrar cómo verificaste su identidad. Como explicamos en por qué la evidencia se ha convertido en el recurso más valioso, un registro solo sirve si es íntegro, tiene fecha cierta y puede atribuirse a una persona. Así se traduce en cada fase del proceso:

Vinculación del cliente (onboarding digital)

La Ley exige adoptar medidas de seguridad digital suficientes y razonables para establecer la veracidad de la identidad de las personas y de los documentos que presentan. Aquí entran la validación documental, la autenticación biométrica y la videoidentificación remota, que permite verificar a la persona en tiempo real y dejar registro de todo el proceso.

Capturar un selfie o una foto de la cédula no basta: esa captura debe quedar vinculada al contrato, garantizar la fecha y hora ciertas de la validación, y estar protegida contra cualquier alteración posterior.

Contratación

Aquí importa el tipo de firma y su vinculación con el firmante. Una firma digital certificada con estampado cronológico de una entidad de certificación digital (ECD) acreditada ante ONAC, permite demostrar qué se firmó, cuándo y con qué garantías de integridad.

Esto es posible, porque La Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 (actualmente compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) reconocen la validez de la firma electrónica en el país cuando es confiable y apropiada para las circunstancias.

Gestión del reclamo

Cuando alguien reporta una posible suplantación, empiezan a correr los plazos legales. Las notificaciones certificadas por SMS, correo electrónico o WhatsApp permiten acreditar el envío, la entrega y el contenido de cada comunicación.

Entrega de expedientes

La ley obliga a entregar a la persona presuntamente suplantada, cuando lo pida, los documentos y/o información para la aprobación del producto y/o servicio que se haya solicitado en su nombre. Dejar constancia certificada de esa entrega puede terminar siendo una prueba robusta en un proceso penal.  

Ley 2573 de 2026: ¿cómo te ayuda Lleida.net?

Lleida.net opera en Colombia como entidad de certificación digital acreditada por ONAC y ofrece servicios de confianza digital que cubren, con un solo proveedor, las fases donde la Ley 2573 de 2026 exige prueba:

• Validación de identidad (eKYC Video): videoidentificación remota que contrasta los datos contra el Archivo Nacional de Identificación (ANI), la base biográfica y biométrica administrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).
• Autenticación de doble factor (2FA) mediante SMS certificado, correo electrónico certificado o certificado digital. Aporta evidencia certificada del envío y de la validación del código, y con certificado digital permite además vincular el acceso a una identidad verificada, como parte de tus procesos de verificación y trazabilidad.
• Contratación con firma electrónica certificada y firma digital, para demostrar quién firmó y qué firmó.
• Estampado cronológico (timestamp), para dar fecha cierta a cada evidencia del proceso de vinculación o emisión de archivos electrónicos.
• Correo electrónico y SMS certificado para acreditar plazos y comunicaciones a tiempo. También disponemos de notificaciones por WhatsApp certificado.
• Plataforma BPM: herramienta para construir una plataforma robusta y propia de gestión de procesos, con trazabilidad completa de cada paso, desde la vinculación hasta la comunicación final, integrando todos los servicios anteriores en un único flujo auditable.
• Evidencias emitidas por un tercero de confianza, independiente de tu empresa, con más peso probatorio ante una Superintendencia o un juez que un registro interno.

Desde 2023, la SIC ha impuesto multas por $2.390.372.596 a operadores de telecomunicaciones por incumplimientos en la verificación de identidad de los usuarios. Con la entrada en vigor de la ley cada vez más cerca, adelantarse a estos requisitos no solo evita multas: protege la relación de confianza con tus clientes.

Este contenido tiene fines informativos y no constituye asesoría legal; te recomendamos validar cada caso con tu equipo jurídico.